Nutze den Tag

Regel 1: Seien Sie diszipliniert!

Machen Sie Pläne, die funktionieren und seien Sie diszipliniert in deren Einhaltung. Wie viel Zeit habe und brauche ich für eine Aufgabe. Treffen Sie eine Entscheidung und stellen diese hinterher nicht in Frage. Ziehen Sie Ihre Aktivität am Stück durch und lassen sich nicht ablenken. Störungen werden auf die Pufferfenster verschoben und eine To-Do-Liste in Form eines Blatt Papiers oder einer App hilft all die Dinge zu notieren, die nach der Erledigung Ihrer aktuellen Aufgabe noch zu tun sind. Entweder die To-Do-Liste kann sofort abgearbeitet werden, oder die Themen daraus werden konkret terminiert.

Regel 2: Seien Sie effektiv!

Achten Sie darauf, dass Sie sich mit Ihren wirklich wichtigen Projekten beschäftigen und verschwenden Sie nicht Ihre Zeit für Themen, die Sie nicht für wichtig halten (Eisenhower-Prinzip). Treffen Sie eine Entscheidung und stehen Sie zu dieser bis in letzter Konsequenz. Die Angst vor Entscheidungen und das zögerliche Bearbeiten von Aufgaben schafft Unzufriedenheit und Berge von Arbeit, die zu erledigen sind. Managen Sie dabei durchaus mehrere Projekte gleichzeitig, richten Sie dabei Ihre Aufmerksamkeit aber immer nur auf eine einzige Sache.

Regel 3: Arbeiten Sie nach Pareto (80-20-Regel).

Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Ziele und erledigen Sie diese zuerst. Potenziell tragen 20% Ihrer investierten Zeit in die wichtigen Ziele zu 80 % zu Ihrem persönlichen Wohlbefinden bei. Wenden Sie die Regel auf Ihr tägliches Leben an, Sie werden feststellen, es funktioniert. Übrigens ist die Pareto-Regel auch ein Grund dafür, dass Sie den Tag mit der wirklich wichtigen großen Aufgabe des für diesen Tag definierten Projektes anfangen und erst danach die kleinen Dinge wie Telefonate, Tagespost und Mails bearbeiten sollten. Wenn Sie die wichtigsten 20 % erledigt haben (die sehr oft als Riesenaufgabe gesehen und deshalb leider erst einmal geschoben wird), wird der Rest viel einfacher und der Tag erfüllter.

Regel 4: Werden Sie konkret!

Kennen Sie das: „Wir sollten uns mal wieder auf ein Gläschen Wein treffen“ oder „Ich sollte mal meinen Schreibtisch aufräumen“. Hören Sie auf damit, nehmen Sie sich im Leben nichts vor, sondern tun Sie es einfach. Der Moment, eine bestimmte Aufgabe zu tun ist immer gleich ungünstig oder günstig. Abzuwarten, bis das Wetter besser wird, um das Gläschen Wein auf der Terrasse zu trinken oder die Laune des Chefs besser ist, um ein Zielgespräch zu führen, ist Quatsch. Werden Sie in Ihrem Handeln konkret und vereinbaren Sie mit sich selbst oder den entsprechend Beteiligten einen Termin. Wenn Sie einmal etwas aufschieben, dann ist es unwichtig geworden, dann werden Sie es erneut aufschieben (da es ja anscheinend warten kann) und dann noch einmal, da etwas anderes vermeintlich wichtiger ist. Seien Sie konkret und diszipliniert und definieren Sie Termine. Und sollte eine Aufgabe nicht vollends abgeschlossen sein, so terminieren Sie die Fertigstellung auf ein konkretes Datum. Nicht liegen lassen mit der Maßgabe: „Das mache ich ein anderes Mal fertig.“ Das holt Sie irgendwann in irgendeiner Form ein.

Regel 5: Erledigen Sie kleine Dinge sofort

Wie viele Stapel haben Sie in Ihrem Umfeld eingerichtet, die unerledigt sind und in der nächsten Zeit abgearbeitet werden sollen? Und wie oft nehmen Sie einzelne Vorgänge eines solchen Stapels in die Hand und denken: „Das mache ich später“? Damit begehen Sie zwei maßgebliche Fehler. Erstens nehmen Sie einen Vorgang mehr als zweimal in die Hand, obwohl dessen Erledigung vielleicht maximal 2-3 Minuten dauert und zweitens schieben Sie ihn auf eine unbestimmte Zeit vor sich her. Wie oft werfen Sie Dinge in den Papierkorb, da deren Abarbeitung bereits mehrere Male geschoben wurde, bis Fristen abgelaufen sind oder das Thema unwichtig geworden ist? Erledigen Sie die kleinen Dinge deshalb am besten sofort!

Regel 6: Seien Sie organisiert

Einen großen Teil unserer Lebenszeit verbringen wir damit, Dinge zu suchen. Dokumente, die wir irgendwo in einem Stapel vergessen haben, einen Schlüssel, den wir verlegt haben, eine Telefonnummer, die auf einem Zettel notiert wurde, der nicht mehr auffindbar ist, das Werkzeug, mit dem gerade eben noch die Schraube gelöst haben und nun nicht mehr dort liegt, wo wir glauben, es hingelegt zu haben. Es gibt unzählige Beispiele der verschwendeten Lebenszeit aufgrund der Suche nach irgendwelchen Informationen und Dingen. Schaffen Sie sich deshalb einen organisatorischen Rahmen, mit dem Sie zurechtkommen und Dinge schnell finden.

Regel 7: Sagen Sie „Nein“

Einen großen Anteil an Stress und Überlastung entsteht dann, wenn wir zu viele Projekte und Aufgaben annehmen. Nimmt man zu viele Aufgaben an wird man zunehmend fremd gesteuert und ist nicht mehr Herr (oder Frau) seiner eigenen Planung. Wer mit seiner Arbeit zurechtkommen will, darf nicht alle Wünsche erfüllen. Es ist niemandem geholfen, wenn zu viele Aufgaben angenommen werden und einige davon aufgrund der Fülle nur noch mit geminderter Qualität erledigt werden können. Bedenken Sie, die anderen machen es genauso. Sie versuchen Arbeiten loszuwerden, um nicht darin zu ersticken. Insofern ist mit Widerstand zu rechnen, wenn Sie eine Aufgabe ablehnen oder selbst eine Aufgabe abgeben wollen. Auch die Gefragten oder die Fragenden werden versuchen, die zur Verfügung stehende Zeit gut einzuteilen und deshalb keine Zusatzbelastung zulassen. Zeit effizient nutzen lässt sich deshalb am besten gemeinsam. Kommunikation und ein verlässliches Netzwerk, aber auch Mut und Verhandlungsgeschick sind unerlässliche Hilfsmittel beim Projekt- und Aufgabenmanagement. Man hilft sich am besten gegenseitig und schafft Mehrwerte für alle Beteiligten.

Regel 8: Seien Sie zuverlässig

Ein überzogener Termin, der Stau auf der Straße, der unangekündigte Überraschungsbesuch aus Übersee, es kann immer einen Grund geben, warum eine Verabredung nicht eingehalten werden kann oder ein übernommenes Projekt nicht fristgerecht erledigt wird. Niemand ist perfekt und sämtliche Organisation und Pufferzeiten schützen nicht vor Verspätungen oder notwendigen Verschiebungen. Vermeiden Sie es so gut wie möglich und achten Sie darauf, dass Ihre Person nicht den Ruf des „Zu-spät-Kommers“ erhält oder Ihnen niemand mehr eine Aufgabe anvertraut in der Erwartungshaltung, dass diese sowieso nicht adäquat erfüllt wird. Zuverlässigkeit ist ein Grundwert unserer Gesellschaft und ein hohes Gut. Greifen Sie bei einer Verspätung zum Telefon oder schreiben eine Kurznachricht über Ihr Handy. Entschuldigen Sie sich in aller Form vor der Überziehung, sodass sich der oder die Wartende darauf einstellen kann. Wichtiger jedoch, versuchen Sie es weitestgehend zu vermeiden, das erhöht Ihr eigenes Maß des Selbstwertes und Ihren Ruf im Umfeld.

Regel 9: Achten Sie auf den Stressfaktor!

Die Zeit ist ein wertvoller Wirtschaftsfaktor und wie nutze ich diese sinnvoll? Indem ich die Geschwindigkeit erhöhe? Das ist leider der Trugschluss, dem viele erliegen, nach der unsere Welt heutzutage aber leider funktioniert. Wir leben in einer High-Speed-Gesellschaft und Geschwindigkeit ist ein Wettbewerbsfaktor geworden. Dass dabei die Qualität sehr oft auf der Strecke bleibt, die Gesundheit darunter leidet und die sozialen Kontakte abnehmen ist ein Nebeneffekt, den wir zu akzeptieren scheinen. Aber haben wir eine Wahl?

Schnelligkeit ist notwendig, um nicht auf der Strecke zu bleiben, dennoch kann der zeitliche Druck in Projekten durchaus hinterfragt werden. Nehmen Sie Geschwindigkeit aus Ihrem Leben, wo immer es möglich ist und achten Sie auf sich, Ihren Ausgleich und Ihre Gesundheit. Gönnen Sie sich Ruhephasen und kommen Sie nicht in den Strudel der scheinbar unendlichen Steigerung der Geschwindigkeit. Geduld und Kreativität entfalten sich am besten in Phasen der Ruhe und Entspanntheit: